Verksamhetens mål ska styra krav på IT-stöd
När man ska handla upp ett IT-system så börjar många i just den ändan. ”Att handla upp ett IT-system”. Just det faktum att man är säker på vad man vill åstadkomma och vilka problem man vill lösa gör att man känner sig ganska komfortabel med att sätta ihop en kravspecifikation och handla upp ett system med eventuell anpassning.
Varför måste man sedan anpassa verksamheten efter det nya systemet?
Det är inte alltid så lätt att se vad ett nytt IT-system får för påverkan på organisationen och det kanske finns ytterligare aspekter som den grupp som är avsatt till upphandlingen inte tänker på eller vet om.
Lösningen sitter i att starta med att kartlägga verksamheten utifrån det problem man vill lösa eller den delprocess man vill underlätta. På så vis får man snabbt en överblick över helheten och det delområde som ska förbättras eller effektiviseras. Kopplar man dessutom målen för hela verksamheten till delprocessen blir det än tydligare vad som ska åstadkommas. Ofta är det en kombination av ett nytt arbetssätt som tillsammans med ett nytt IT-stöd som ger den största effekten.
Gör man kravställningen efter verksamhetsanalysen är man säker på att det nya IT-stödet har en direkt koppling mot verksamhetens mål.
Till sist – Glöm inte att fråga användarna hur systemet ska utformas!
Glöm inte att användarna inte kan svara
utan när du frågar användarna så gäller att vara bra på att tolka vad användarna säger och vad de gör, just för att förstå hur man på bästa sätt kan lösa deras vardagliga problem. Min poäng är att inte blint göra som användarna säger säger att de vill ha det – utan fokusera på att lösa de problem som de uttrycket.
Om vi för 12 år sedan frågat svenska folket om de vill ha en telefon som de kunde bära med sig för att vara nåbara överallt hela tiden hade vi fått ett tydligt nej. Idag har vi fler mobiltelefoner än invånare.